Deuda tecnológica: en el código… y en los documentos
Cuando se habla de deuda tecnológica, las conversaciones giran casi siempre en torno a las aplicaciones, el código fuente, las infraestructuras o los programas que han quedado obsoletos. Sin embargo, otra forma de deuda se acumula silenciosamente en el seno de todas las organizaciones: la que se esconde en los documentos, los datos y los conocimientos.
Con el paso de los años, una empresa produce una cantidad impresionante de contratos, procedimientos, políticas, informes, planos técnicos, hojas de cálculo, presentaciones, correos electrónicos, bases de conocimiento y documentos de trabajo. Cada uno responde a una necesidad precisa en el momento de su creación. En conjunto, constituyen un activo informacional de un valor considerable. Sin una gobernanza adecuada, ese activo puede convertirse progresivamente en una deuda.
Las versiones se multiplican, cierta información se vuelve contradictoria, algunos documentos quedan sin un propietario claramente identificado, ciertos procedimientos dejan de estar actualizados y conocimientos esenciales solo residen ya en los hábitos de unas pocas personas. Cuanto más se prolonga esta situación, más difícil resulta encontrar información fiable, incorporar a nuevos empleados, automatizar ciertos procesos o aprovechar plenamente las posibilidades que ofrece la inteligencia artificial.
Esta realidad va mucho más allá de las consideraciones técnicas. Una deuda documental influye directamente en la calidad de las decisiones, la productividad de los equipos, el cumplimiento regulatorio, la gestión de riesgos y la capacidad de una organización para evolucionar con confianza.
Representa también un desafío importante de soberanía digital. Una organización que conoce el valor de sus activos informacionales, que los gobierna eficazmente y que domina su ciclo de vida conserva una mayor libertad de evolución, con independencia de las tecnologías que utilice.
Esta reflexión no cuestiona las decisiones tecnológicas ya tomadas. Ya sea que una organización utilice las soluciones de Microsoft, Google, Amazon Web Services, Oracle, SAP, software libre o cualquier otra plataforma especializada, el objetivo sigue siendo el mismo: maximizar el valor de las inversiones realizadas y, al mismo tiempo, reforzar el dominio de la información, los conocimientos y los procesos. Una gobernanza documental rigurosa permite a menudo mejorar la calidad de la información, reducir los riesgos, facilitar las transformaciones futuras y aumentar el potencial de soberanía digital, sin poner en cuestión los entornos ya existentes.
A medida que las organizaciones integran la inteligencia artificial en sus actividades, esta realidad cobra una importancia aún mayor. Los sistemas inteligentes se apoyan en la información a la que tienen acceso. Una información estructurada, coherente y bien gobernada favorece análisis más pertinentes y decisiones más fiables. A la inversa, unos conocimientos dispersos o contradictorios limitan rápidamente el valor que estas tecnologías pueden aportar.
Quantum Beyond considera que la reducción de la deuda tecnológica pasa también por una mejor comprensión del patrimonio informacional de la organización. Los documentos, los conocimientos y los datos representan activos estratégicos que merecen una gobernanza a la altura de su valor. Estructurándolos, protegiéndolos y haciéndolos evolucionar es como las organizaciones preparan de forma duradera su futuro digital.